E-Rechnung im B2B wird verbindlich
Elektronische Rechnung – Für Unternehmen ändert sich einiges. Bild: © SWS
Die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze wird hierzulande in Stufen eingeführt. Seit Jahresbeginn 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 gilt nun: Alle Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Was zu tun ist, wie Sie sich vorbereiten und was sich konkret ändert, lesen Sie hier.
Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausnahmen bilden nur Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und B2C-Umsätze.
Was ist eine E-Rechnung
Mit einer E-Rechnung werden alle Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Einstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich und gewährleistet.
Voraussetzung – Ein elektronisch lesbarer Datensatz. Bild: © Andrey Popov-AdobeStock
Der Unterschied
Anders als bei einer Papierrechnung oder einem Bildformat wie PDF bildet die E-Rechnung alle Rechnungsinhalte (Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.) in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit ist sichergestellt, dass diese Rechnungen a. elektronisch übermittelt, b. elektronisch empfangen und c. automatisiert verarbeitet und ausgezahlt werden können.
Was ist zu tun?
Da die elektronische Rechnung in einem besonderen Datenformat, dem sogenannten XML-Datenformat, erstellt wird, kann sie auch nur über bestimmte Standards und Spezifikationen ermöglicht werden, zum Beispiel unter dem Standard XRechnung. Neben diesen rein strukturierten E-Rechnungen sind auch hybride Formate zulässig. Ein hybrides Format kombiniert einen strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) mit einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Ein Beispiel hierfür ist das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, das die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.
Vorbereitung ist ratsam
1. Das richtige Format wählen: Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
2. Prozesse optimieren: Interne Prozesse sollten angepasst werden, um die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung zu integrieren.
3. Technologie-Upgrade: Unternehmen sollten rechtzeitig in die notwendige Technologie und Software investieren, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können.
4. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden.
5. Professionelle Unterstützung holen: Steuerberater oder IT-Spezialisten können den Übergang erleichtern.
Grundsätzliche Informationen zur E-Rechnung finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de
E-Rechnung verbindlich ab 01. Januar 2027:
Hinweis in eigener Sache
Liebe Geschäftskundinnen und Geschäftskunden,
ab dem 1. Januar 2027 sind wir gesetzlich verpflichtet, Rechnungen an Unternehmen und kommunale Einrichtungen ausschließlich elektronisch zuzustellen (E-Rechnung).
Somit erhalten Sie zukünftige Rechnungen ausschließlich auf digitalem Wege als PDF-Rechnung, die Sie wie gewohnt lesen, speichern oder ausdrucken können. Zusätzlich sind Rechnungsdaten in einem neuen Format (ZUGFeRD-Format) enthalten, die von vielen Buchhaltungsprogrammen automatisch verarbeitet werden können.
Damit wir Ihre E-Rechnung korrekt zustellen können, benötigen wir noch folgende untenstehende Angaben von Ihnen.
Bitte stellen Sie uns diese Informationen in der vorbereiteten Eingabemaske unserer Website bis zum 31.10.2026 zur Verfügung:
Für Unternehmen:www.stadtwerke-soest.de/e-rechnung
Für Rahmenverträge:www.stadtwerke-soest.de/e-rechnung
Für Behörden bzw. kommunale Einrichtungen:www.stadtwerke-soest.de/e-rechnung
Zusätzlich finden Sie hier die Links zu den PDF-Downloads der Formulare:
- Unternehmen (PDF)
- Rahmenverträge (PDF)
- Behörden (PDF)
Wir übernehmen die eingegebenen Angaben verbindlich und einheitlich für alle Vertragskonten des bestehenden Energieliefervertrags.
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Jürgen Reich
Leitung Key Account Management
T. 02921 392-230
j.reich@stadtwerke-soest.de
